Times 11

Pengertian tentang Tata Kelola Teknologi Informasi

Tata kelola teknologi informasi merupakan bagian terintegrasi dari tata kelola perusahaan yang mencakup kepemimpinan, struktur serta proses organisasi yang memastikan bahwa teknologi informasi perusahaan dapat dipergunakan untuk mempertahankan dan memperluas strategi dan tujuan organisasi.

Kerangka dan Komponen-komponen dalam Tata Kelola Teknologi Informasi

       Penyelarasan Strategis (Strategic Alignment)

Memfokuskan kepastian terhadap keterkaitan antara strategi bisnis dan TI serta penyelarasan antara operasional TI dengan bisnis.

2      Penyampaian Nilai (Value Delivery)

Mencakup hal-hal yang terkait dengan penyampaian nilai yang memastikan bahwa TI memenuhi manfaat yang dijanjikan dengan memfokuskan pada pengoptimalan biaya dan pembuktian nilai hakiki akan keberadaan TI.

3       Pengelolaan Sumber Daya (Resource Management)

Berkaitan dengan pengoptimalan investasi yang dilakukan dan pengelolaan secara tepat dari sumber daya TI yang kritis mencakup : aplikasi, informasi, infrastruktur dan Sumber Daya Manusia (SDM). Isu kunci area ini berhubungan dengan pengoptimalan pengetahuan dan infrastruktur.

4       Pengelolaan Resiko (Risk Management)

Membutuhkan kepekaan akan resiko oleh manajemen senior, pemahaman yang jelas akan perhatian perusahaan terhadap keberadaan resiko, pemahaman kebutuhan akan kepatutan, transparansi akan resiko yang signifikan terhadap proses bisnis perusahaan dan tanggung jawab pengelolaan resiko ke dalam organisasi itu sendiri.

5       Pengukuran Kinerja (Performance Measurement)

Penelusuran dan pengawasan implementasi dari strategi, pemenuhan proyek yang berjalan, penggunaan sumber daya, kinerja proses dan penyampaian layanan dengan menggunakan kerangka kerja seperti Balanced Scorecard yang menerjemahkan strategi ke dalam tindakan untuk mencapai tujuan terukur dibandingkan dengan akuntansi konvensional.

Pernyataan Weil & Rose tentang IT Governance terdapa 5 komponen :

Kelima pilar tata kelola TI tersebut adalah

·         IT Principles, merupakan suatu pertanyaan top level manajemen tentang bagaimana TI digunakan dalam bisnis organisasi.

·         IT architecture, mendefinisikan integrasi dan standardisasi dalam sistem.

·         IT Infrastructure, menentukan layanan yang digunakan bersama(share service).

·         IT Business Application Needs, menentukan pemenuhan kebutuhan aplikasi bisnis dengan membangun aplikasi bisnis yang perlu diadakan atau dikembangkan oleh TI.

·         IT Investment. (Lihat Gambar). merupakan keputusan-keputusan yang terkait dengan inisiatif mana yang perlu diprioritaskan dan berapa banyak yang perlu dikeluarkan.

Kelima dasar ini sangat penting untuk dipahami oleh sebuah organisasi agar dapat menjadi bagian dari good corporate governance.

Keputusan-keputusan tersebut bukan hanya keputusan yang independen melainkan adalah sesuatu yang saling berhubungan.Keterhubungannya dapat kita lihat melalui 6 archetype pengambil keputusan yakni :

·         Business Monarchy yakni jajaran direksi dan komisaris.

·         IT Monarchy yakni manajemen TI.

·         Feudal yakni setip divisi atau unit bisnis membuat keputusan sendiri secara independen.

·         IT duopoly yakni TI dan salah satu top manajemen atau pemimpin unit bisnis.

·         Anarchy yakni pengambilan keputusan secara independen oleh individual atau kelompok-kelompok kecil.

Times 10

Enterprise Resources Planning (ERP)
ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas yang berpengaruh luas mulai dari manajemen paling atas hingga operasional di sebuah perusahaan agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan (stake holder) atas perusahaan tersebut.

ERP berfungsi mengintegrasikan proses-proses penciptaan produk atau jasa perusahaan, mulai dari pemesanan bahan-bahan mentah dan fasilitas produksi sampai dengan terciptanya produk jadi yang siap ditawarkan kepada pelanggan (Indrajit, Djokopranoto, 2002). Selain itu ERP juga membantu mengintegrasikan data-data didalam organisasi didalam sebuah platform yang umum (ERP Wire, 2006).

Komponen-komponen utama  dalam ERP

a.       Modul Operasi

Terdiri atas General Logistic, Sales and Distribution, MaterialsManagement, Logistic Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management

b.      Modul Finansial dan Akunting

Terdiri atas General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling

c.       Modul Sumber Daya Manusia

Terdiri atas Personnel Management, Personnel Time Management,Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management


Penyebab kegagalan implementasi ERP

·         Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran.

·         Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik.

·         Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya.

·         Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru.

          

         Faktor-faktor yang menyebabkan suatu ERP gagal di implementasikan adalah sebagai berikut:

·         Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran.

·         Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik.

·         Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya.

·         Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru

Indikator kegagalan dalam pengimplementasi ERP adalah sebagai berikut :

·         Kurangnya komitmen top management.

·         Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis).

·         Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan).

·         Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal).

·         Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan.

·         Kesalahan penghitungan waktu implementasi.

·         Tidak cocoknya software dengan business process.

·         Kurangnya training dan pembelajaran.

·         Cacatnya project design & management.

·         Kurangnya komunikasi.

·         Saran penghematan yang menyesatkan.

.